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E-Mail Ablehnung: Verstoß gegen unsere Sicherheitsrichtlinien

Um die Sicherheit unserer Netzwerke und Daten zu gewährleisten, haben wir strenge Richtlinien für den E-Mail-Verkehr. Wenn Ihre E-Mail gegen unsere Sicherheitsrichtlinie verstößt, erhalten Sie eine Benachrichtigung vom sog. Mailer Daemon mit der Fehlermeldung:

This email was rejected because it violates our security policy.

oder

E-Mail-Zustellung fehlgeschlagen

Hier sind die häufigsten Gründe, warum E-Mails abgelehnt werden können:

1. Unerlaubte Anhänge

Aus Sicherheitsgründen werden bestimmte E-Mailanhänge von unseren Systemen nicht angenommen.

  • Passwortgeschützte Office-Dateien: Office-Dokumente (bspw. Word, Excel, etc.) mit Passwortschutz sind nicht zulässig.
  • Passwortgeschützte Archivdateien: Archive (z.B. ZIP, RAR) mit Passwortschutz sind nicht gestattet.
  • Archive mit bestimmten Office-Dokumenten: Bestimmte Arten von Dokumenten in Archiven können zur Ablehnung führen.
  • Passwortgeschützte PDF-Dateien: PDF-Dateien mit Passwortschutz sind nicht erlaubt.
  • .exe-Dateien und andere ausführbare Formate: Diese werden aus Sicherheitsgründen immer abgelehnt.
  • Spezielle Archivformate: Einige Archivformate werden von unserem System nicht unterstützt oder sind aus Sicherheitsgründen blockiert.

2. Nicht korrekt konfigurierter E-Mailserver

Bei Erhalt werden bestimmte Parameter und Einstellungen Ihres E-Mailsystems sowie dessen öffentliche Reputation geprüft. Kommt es hierbei zu Problemen, kann Ihre E-Mail ebenfalls zurückgewiesen werden.

  • Fehlerhafter SPF-Record: Ein nicht konformer SPF-Record kann zur Ablehnung führen.
  • DKIM-Probleme: Fehler im DKIM-Record können eine Ablehnung verursachen.
  • Bad Reputation Listen: Steht Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Server auf einer Blacklist, wird die E-Mail automatisch abgelehnt.

Maßnahmen zur Behebung

  • Verzichten Sie auf passwortgeschützte Dateien.
  • Vermeiden Sie die Verwendung von Archiven. Fügen Sie stattdessen alle Dateien direkt als Anhänge der E-Mail bei.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihrr E-Mail-System (bspw. SPF und DKIM) korrekt konfiguriert ist.
  • Überprüfen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Server auf einer Blacklist steht und nehmen Sie gegebenenfalls Korrekturen vor.
  • Verwenden Sie einen anderen Kommunikationsweg, bspw. den elektronischen Mandantenlogin